步入职场奋斗多年，你会发现各大公司都免不了要开会，而作为职场小白的你是否对开会议的筹备组织和流程清楚呢？如果让你来组织接待一场会议该如何下手准备？天行小编为大家分享下各大公司召开会议的接待流程。
云南天行拓展管理咨询会务有限公司是云南最早专注于商务会奖领域，并以专业化的架构，基于客户需求，市场洞察，整合策划，向客户提供全方位市场活动服务的专业化公司。提供会议会展、试乘试驾、奖励旅游、研学旅行、冬夏令营组织策划与执行、市场活动管理及包括AV搭建、物料制作、活动场地、演艺、拓展、劳务人员等专项资源管理在内的专业会展服务。公司服务品质不断融合及提升，历年来多次荣获业界和市场广泛认可，完善建立了以昆明、香格里拉、大理、腾冲、西双版纳、香格里拉为中心的商务会展服务圈。天行旗下有云南天行会展服务有限公司，云南天行拓展管理咨询有限公司，香格里拉佰诺酒店管理有限公司，香格里拉天行信息技术有限公司，香格里拉天行旅行社有限责任公司等企业。
1. 如果公司没有单独的大型会议室，我们就需要先从各酒店预订会场，最好是离公司最近，也方便吃住的商圈开始寻找会场，并做好预订。
2. 会议预订确定内容事项
1）会议时间、会议地点、公司名称、会务组联系人、会议人数、场地租金、免费项目、收费项目、结帐方式、其他要求。
2）会场布置形式：课桌式、剧院式、U字形、T字形、回字形、鸡尾酒字形、口字型等。
3）会议用品基础配置：大便签纸、铅笔（刀笔）、话筒、移动白板套装、投影仪、幕布、会议台，会场指示牌。（如无特殊说明，不得使用KTV系统）
4）会议收费项目：茶歇（红茶、咖啡、绿茶、矿泉水），横幅制作。
3. 完成会议预定流程后，一般需要提前两天下会议通知书给各参会人员，抄送给公司上级。
二、会场布置
1. 会场布置一般由承接会议的酒店负责安排按会议通知单要求布置会场工作，会议筹备组协助酒店布置。
2. 会议期间的茶水服务由酒店方负责，会务组可以根据需求选择茶水的品种。
3. 会议摆放标准：会议桌椅横竖一条线，便签横竖一条线，铅笔统一斜45度朝左摆放在便签纸中心并横边对齐。
4. 横幅放置最好是会场最前方或者最后方的上边缘，方便拍照时的整体效果提现。鲜花布置可以放在讲台的最中央，最好是重要领导的前方。
三、会议开始前检查
1. 会前检查一般由承办酒店带领会务组组成检查小组负责
2. 会前检查要求：桌椅是否符合标准、纸笔水摆放是否符合标准、整体无垃圾、无污渍，台面干净、整洁。
3. 会议设备检查要求：提前半个小时确保会议区域照明全部正常使用；夏季空调保证在25度、冬季保证在28度；会议室音响、话筒、投影等设备确保运行正常。
4. 复审会议通知单上的内容，会务组及时与酒店方跟进。
1. 会场清理一般由承办酒店负责，但作为会务组要清点下自己带的物品和工具，整理好，以免落下。
2. 使用后的多媒体设备内的U盘或资料尽量妥善保管好，如使用酒店电脑，切记不要把重要资料留在电脑里，以免泄漏。
五、账务结算
1、一般会务组都会有一个财务人员负责会议筹备组织的财务支出和收入。
2、结算时记得根据公司的要求开具发票（增值税普票和专票）。
3、账务结清后回到公司要整理下这次会议成功召开的报告以备向上级汇报。
